Kalila Info - Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) memiliki peran penting dalam perekonomian Indonesia. Berdasarkan data Kementerian Koperasi dan UKM, jumlah UMKM di Indonesia mencapai 64,2 juta unit atau sekitar 99% dari total keseluruhan pelaku usaha di Indonesia. Kontribusi UMKM terhadap PDB Indonesia juga cukup signifikan, yaitu sebesar 61,41% pada tahun 2019.
Mengingat peran besar UMKM dalam menyerap tenaga kerja dan pertumbuhan ekonomi Indonesia, sangat penting untuk meningkatkan daya saing UMKM agar dapat terus berkembang dan bertahan. Salah satu faktor yang dapat menunjang peningkatan daya saing UMKM adalah dengan menerapkan standar kerja yang jelas dan terukur.
Pengertan Standar Kerja
Standar kerja dapat didefinisikan sebagai dokumen tertulis yang berisi serangkaian prosedur, metode, atau regulasi yang harus dipatuhi dan dilakukan dalam melaksanakan pekerjaan. Standar kerja ditetapkan untuk menjamin kualitas hasil pekerjaan, meningkatkan efisiensi proses, dan menciptakan keseragaman dalam bekerja.
Secara umum, standar kerja mencakup:
- Prosedur kerja yang menjelaskan langkah-langkah menyelesaikan satu proses pekerjaan secara lengkap.
- Kualifikasi atau persyaratan yang harus dipenuhi oleh karyawan untuk dapat melaksanakan pekerjaan.
- Target atau tingkat pencapaian yang diharapkan dari suatu proses kerja.
- Ketentuan keselamatan dan kesehatan kerja yang wajib dipatuhi.
- Ketentuan pengendalian mutu yang bertujuan menjaga kualitas hasil pekerjaan.
Dengan menerapkan standar kerja yang jelas dan konsisten, proses bisnis menjadi lebih efisien, produktivitas meningkat, dan kualitas produk atau layanan menjadi lebih terjamin.
Manfaat Penerapan Standar Kerja Bagi UMKM
Beberapa manfaat yang didapat UMKM dengan menerapkan standar kerja adalah:
1. Meningkatkan efisiensi operasional
Standar kerja membantu semua aktivitas dilakukan sesuai prosedur yang terbaik dan teruji. Hal ini menghindari adanya pemborosan waktu dan sumber daya akibat kesalahan atau ketidakpastian dalam bekerja. Proses bisnis menjadi lebih cepat dan hasil pekerjaan lebih konsisten.
2. Mempermudah pelatihan karyawan baru
Standar kerja dapat digunakan sebagai pedoman dalam melakukan pelatihan dan pengembangan kompetensi karyawan baru. Hal ini memastikan karyawan baru dapat segera bekerja secara efektif tanpa harus menghabiskan banyak waktu untuk mempelajari proses bisnis dari nol.
3. Meningkatkan kualitas produk atau layanan
Penerapan sistem pengendalian mutu yang merupakan bagian dari standar kerja dapat membantu menjaga konsistensi kualitas produk atau layanan. Karyawan juga memiliki acuan yang jelas dalam bekerja sehingga tingkat kesalahan berkurang.
4. Menciptakan citra positif di mata pelanggan
UMKM dengan standar kerja yang jelas cenderung memiliki citra yang lebih professional di mata pelanggan. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap kualitas produk dan layanan UMKM.
5. Memperlancar proses sertifikasi
Beberapa sertifikasi seperti ISO 9001 mensyaratkan tersedianya dokumentasi standar kerja. Dengan menerapkan standar kerja sejak awal, UMKM akan lebih siap dalam memenuhi persyaratan sertifikasi.
6. Mengurangi kesalahan dan pemborosan
Standar kerja yang jelas dapat mengurangi kesalahan akibat ketidaktahuan karyawan dalam bekerja. Selain itu, standar kerja juga mengurangi aktivitas dan proses yang tidak memberi nilai tambah sehingga pemborosan dapat diminimalisir.
7. Mempermudah pengawasan dan evaluasi kinerja
Penerapan standar kerja memudahkan manajemen UMKM untuk melakukan pengawasan internal dan evaluasi kinerja karyawan. Target dan hasil aktual dapat dengan mudah dibandingkan sehingga upaya perbaikan dapat dilakukan lebih cepat.
8. Meningkatkan daya saing UMKM
Dengan efisiensi operasional yang meningkat, kualitas produk yang lebih baik, serta citra positif di mata pelanggan, daya saing UMKM menjadi lebih tinggi dibanding pesaingnya.
Contoh Penerapan Standar Kerja di UMKM Makanan
Berikut ini adalah beberapa contoh penerapan standar kerja yang dapat dilakukan pada UMKM makanan, seperti roti, kue, atau makanan olahan lainnya:
1. Standar Resep
UMKM perlu membuat standar resep tertulis untuk setiap produk makanan yang dihasilkan. Resep standar mencakup informasi lengkap bahan-bahan, takaran, dan langkah-langkah pembuatan. Tujuannya agar setiap karyawan membuat produk yang konsisten rasa dan kualitasnya.
2. Standar Penyimpanan Bahan Baku
Bahan baku makanan seperti tepung, telur, mentega, dan bahan lainnya perlu disimpan dalam suhu dan kondisi yang sesuai agar tidak rusak atau menurunkan kualitas. Standar penyimpanan bahan baku wajib ditaati oleh karyawan gudang atau inventori.
3. Standar Kebersihan dan Sanitasi
UMKM makanan wajib menerapkan standar kebersihan dan sanitasi mengacu regulasi dari Badan POM atau Dinas Kesehatan setempat. Mulai dari kebersihan diri karyawan, kebersihan peralatan, hingga kebersihan area kerja.
4. Standar Pengendalian Mutu
Pengendalian mutu dilakukan di setiap tahap proses produksi untuk memastikan makanan yang dihasilkan sesuai standar. Misalnya dengan inspeksi, pengukuran berat, uji rasa, hingga pelabelan produk jadi.
5. Standar Pengemasan dan Penyimpanan Produk Jadi
Produk makanan yang sudah jadi juga perlu dikemas dan disimpan dengan benar agar tidak rusak atau menurunkan mutu. Misalnya disimpan pada suhu tertentu, diberi label kadaluarsa, dan lainnya.
Contoh Penerapan Standar Kerja di UMKM Fashion
Di industri fashion atau konveksi, contoh penerapan standar kerja bisa mencakup:
1. Standar Ukuran dan Pasangan Ukuran
Setiap produk fashion seperti baju, celana, atau rok perlu dibuat menggunakan standar ukuran dan pasangan ukuran yang konsisten agar sesuai dengan anatomi tubuh konsumen.
2. Standar Teknik dan Kualitas Penjahitan
Ada standar baku untuk teknik dan kualitas penjahitan yang benar pada setiap jenis pakaian agar pakaian yang dihasilkan tahan lama dan tidak mudah rusak.
3. Standar Desain dan Pengukuran Bahan Baku
Sebelum dipotong, bahan baku tekstil perlu diukur dan dirancang polanya terlebih dahulu menggunakan standar tertentu agar efisien dan minim limbah.
4. Standar Pengemasan dan Penyimpanan Produk Jadi
Setelah siap, pakaian perlu dikemas dengan rapi melipat atau menggantung pada hanger dan disimpan dalam box atau lemari penyimpanan khusus agar terjaga kualitasnya.
5. Standar Pelayanan Konsumen
Karyawan bagian penjualan atau customer service perlu mematuhi standar baku dalam melayani pembeli baik secara offline maupun online.
Contoh Standar Kerja di Bidang SDM untuk UMKM
Sumber daya manusia (SDM) merupakan aset penting bagi setiap perusahaan termasuk UMKM. Oleh karena itu, menerapkan standar kerja yang baik di bidang SDM akan sangat bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas UMKM. Beberapa contoh standar kerja di bidang SDM:
1. Standar Rekrutmen Karyawan
Proses rekrutmen karyawan perlu dilakukan melalui prosedur baku untuk mendapatkan karyawan terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standar rekrutmen mencakup proses penentuan kualifikasi kandidat, metode rekrutmen, hingga tahapan seleksi yang harus diikuti.
2. Standar Orientasi Karyawan Baru
Karyawan baru perlu diberikan orientasi agar cepat beradaptasi dengan budaya perusahaan dan melakukan pekerjaannya dengan benar. Orientasi dapat berupa pengenalan standar kerja, pelatihan teknis pekerjaan, hingga pemberian company profile.
3. Standar Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan berkala perlu diberikan kepada karyawan agar keterampilan dan pengetahuannya selalu update. Pelatihan dapat berupa workshop, training, atau penugasan proyek pengembangan diri.
4. Standar Penilaian Kinerja
Kinerja karyawan perlu dinilai secara rutin berdasarkan target dan ekspektasi yang jelas. Hasil penilaian digunakan untuk memetakan kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan.
5. Standar Kompensasi dan Tunjangan
Paket kompensasi karyawan berupa gaji dan tunjangan perlu dibuat standarnya agar adil dan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan. Struktur dan besaran kompensasi perlu disesuaikan dengan tingkat jabatan karyawan.
6. Standar Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Prosedur dan peralatan K3 wajib diterapkan di tempat kerja. Misalnya, karyawan bagian produksi disediakan masker dan penutup telinga, ada petunjuk evakuasi kebakaran, dan lainnya.
Dengan standar kerja di bidang SDM yang baik, UMKM dapat mendukung pertumbuhan bisnis sekaligus meningkatkan kesejahteraan para karyawannya.
Contoh Dokumentasi Standar Kerja
Agar dapat dilaksanakan dengan konsisten, standar kerja perlu didokumentasikan dengan rapi dan jelas. Dokumentasi bisa berbentuk buku manual, modul pelatihan, video, dan lainnya.
Berikut adalah beberapa contoh dokumentasi standar kerja:
1. Manual Prosedur Operasional Standar (SOP)
Berisi uraian rinci tahap demi tahap yang harus dilakukan karyawan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Dilengkapi contoh, ilustrasi, atau foto untuk mempermudah pemahaman.
2. Formulir Standar
Formulir yang telah distandarkan bentuk dan isinya, seperti formulir permintaan cuti, lembar inspeksi, berita acara rapat, dan sebagainya.
3. Video Pelatihan Prosedur Kerja
Video singkat yang memperlihatkan cara melakukan suatu proses kerja sesuai standar, seperti teknik mengemas produk dengan benar, langkah mencuci peralatan, dan lainnya.
4. Lembar Kontrol Kualitas
Berisi kriteria standar kualitas suatu produk atau proses kerja yang harus dipenuhi. Lembar kontrol diisi oleh operator saat melakukan inspeksi kualitas.
5. Daftar Peralatan dan Mesin Standar
Berisi data peralatan dan mesin yang digunakan beserta spesifikasinya seperti kapasitas, setting operasi standar, jadwal perawatan, dan lainnya.
Dokumentasi yang rapi dan mudah dipahami sangat penting untuk memastikan standar kerja dapat diterapkan dengan konsisten di semua lini organisasi UMKM. Dokumentasi standar kerja perlu dikaji ulang dan diperbarui secara berkala mengikuti perkembangan usaha.
Tips Menerapkan Standar Kerja di UMKM
Agar penerapan standar kerja di UMKM dapat berjalan efektif, berikut beberapa tips yang perlu diperhatikan:
- Lakukan sosialisasi dan pelatihan standar kerja kepada seluruh karyawan sebelum diterapkan secara penuh.
- Libatkan karyawan dalam menyusun standar kerja agar sesuai dengan aktivitas operasional sehari-hari.
- Mulailah dengan standar kerja yang paling prioritas dan berdampak besar pada efisiensi dan kualitas.
- Lakukan monitoring dan audit secara berkala untuk memastikan standar kerja benar-benar dipatuhi.
- Berikan reward dan punishment yang jelas jika standar kerja dilanggar atau dipenuhi.
- Lakukan evaluasi dan perbaikan berkelanjutan pada standar kerja agar selalu relevan dengan perkembangan usaha.
- Jangan membuat standar kerja yang terlalu rigid, pertahankan fleksibilitas yang wajar.
- Dokumentasikan semua standar kerja dengan rapi dalam bentuk buku/modul baku untuk memudahkan sosialisasi.
Dengan menerapkan standar kerja secara disiplin dan konsisten, UMKM dapat meningkatkan efisiensi, kualitas, dan daya saingnya di tengah ketatnya persaingan bisnis. Standar kerja yang jelas juga akan membantu UMKM dalam mengembangkan sistem manajemen mutu dan mencapai berbagai sertifikasi.
Kesimpulan
Dengan menerapkan standar kerja yang didukung dokumentasi yang baik, UMKM dapat lebih efisien, produktif, dan mampu bersaing. Kuncinya adalah konsistensi dalam implementasi standar kerja dan dilakukan evaluasi serta perbaikan berkelanjutan agar standar kerja selalu relevan dan mutakhir.